POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
ESTÁ OKEY S.A.S (Fajas ViveFit)
Contenido:
- Introducción.
- Responsable.
- Tratamiento.
- Derechos del Titular.
- Procedimiento de acceso a los derechos.
- Vigencia.
- INTRODUCCIÓN
La Ley 1581 de 2.012 desarrolló “el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y
los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución
Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.
Este derecho constitucional conocido como habeas data, confiere a los ciudadanos la posibilidad de decidir
y controlar la información que otros poseen sobre ellos y, en ese orden de ideas, la ley 1581 de 2.012
consagra mecanismos y garantías que permiten el pleno ejercicio del mencionado derecho.
ESTÁ OKEYS.A.S. con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 del año 2012 y
en sus normas complementarias decreto 1377 del 2013, decreto 886 del 2014, decreto 1759 del 2016 y la
circular externa de la Superintendencia de Industria y Comercio, y con fundamento en la autonomía
privada empresarial presenta las siguientes políticas de tratamiento de datos:
- RESPONSABLE.
La ley define al responsable como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y el Tratamiento de los datos, así las cosas, el responsable
de los datos recolectados y sujetos a la presente política de tratamiento de datos es la sociedad
ESTÁ OKEYS.A.S. con NIT. 900958035-4, domicilio principal en la ciudad de Flordablanca, Santander en
correo electrónico info@vivefit.co y teléfono + 57 3183463761
Es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales
obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma.
Dando cumplimiento a la referida ley, se le informa al titular de la información, cuáles son nuestras
obligaciones como responsables del tratamiento de datos personales.
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Designar a una persona o área dentro de la organización empresarial que asuma la función de
protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares de consultas o reclamos.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
por virtud de la autorización otorgada.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas
las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad
y privacidad de la información del Titular.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
respectivo
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- TRATAMIENTO
ESTÁ OKEYS.A.S. ha recolectado una serie de datos personales que se encuentran
catalogados en bases de datos con el fin de darles un tratamiento diferencial, el cual obedece a la finalidad
clara e informada a los propietarios de dicha información en el momento de su recolección mediante una
autorización de las cuales reposa prueba física y electrónica en las instalaciones principales de la
organización; así las cosas, el tratamiento está compuesta de las siguientes etapas:
- Recolección. La recolección de los datos por parte de la empresa ESTÁ OKEYS.A.S, se ha
realizado con sujeción a la ley, indicándole al titular que suministra la información personal, el tratamiento
al cual van a ser sometidos sus datos, sus derechos, la forma en cómo puede acceder a las políticas y la
manera en que puede ejercer sus derechos, así las cosas, el responsable ha realizado el debido aviso de
privacidad al titular y este último, le ha otorgado a la organización su autorización para realizar el
tratamiento correspondiente; de lo anterior la organización empresarial responsable del tratamiento
guarda prueba física y electrónica en el lugar de almacenamiento.
- Almacenamiento. Los datos recolectados se encuentran almacenados en el servidor principal que se
encuentra ubicado en la compañía de hosting Hostgator de Brasil, en la misma dirección se encuentran almacenadas
las autorizaciones y avisos de privacidad.
- Tratamiento. El tratamiento de cada base de datos está sujeto a la finalidad especifica de las mismas,
sin embargo, el responsable no realiza transferencia ni transmisión de los datos personales que se
encuentran en las bases de datos.
- Supresión. El responsable suprime toda la información personal que se encuentra en las bases de
datos cuando dicha información, uso de la misma o la finalidad ha variado y no obedece a la autorización otorgada por el titular, de igual manera la información es suprimida cuando el titular así lo requiere por los medios que para tal fin se han destinado en el presente documento.
Para el almacenamiento, tratamiento y en general para todos los efectos de la presente política de datos, las finalidades a las que motivan la recolección y tratamiento de datos personales, obedecen a la
clasificación de las bases de datos que tiene en su poder el responsable, dichas bases y su finalidad son las siguientes:
Socios: Identificar plenamente los accionistas de la sociedad, así como establecer claramente los lugares
de contacto y facilitar la comunicación con los mismos.
Personal: Lograr la identificación completa del aspirante o trabajador para generar los análisis
sociodemográficos, condiciones psicológicas del trabajador para el cargo al que aspira o desempeña,
facilitar los procesos de gestión, de comunicaciones, citaciones y en general todos los procesos legales
que requiere el conocimiento detallado de los datos que se poseen, así como dar cabal cumplimiento a las afiliaciones que por ley son obligatorias para con los mismos, así como realizar los procesos de gestión interna.
Contratistas: Identificación plena de la persona con la que se tiene una relación de carácter comercial, para efectos de comunicación, pago, gestión administrativa de colaboradores, consulta y reporte a centrales de riesgo, así como realizar los procesos de gestión interna.
Proveedores: Identificación plena de la persona con la que se tiene una relación de carácter comercial,
para efectos de comunicación, pago, gestión administrativa de colaboradores, consulta y reporte a
centrales de riesgo, así como realizar los procesos de gestión interna
Clientes: Identificación plena de los clientes, realizar gestiones administrativas y de mercadeo, así como
tener un contacto directo con los clientes; incluir al cliente en temas de mercadeo, entrega de pedidos,
publicidades y ofertas.
- DERECHOS DEL TITULAR
Como titular de los datos personales que se encuentran almacenados y están siendo tratados por el
responsable, se le informa que bajo la normatividad para la materia usted cuenta con los siguientes
derechos, a los cuales puede acceder de forma gratuita:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o
Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el
artículo 10 de la ley 1581 del 2012.
- Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud,
respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en
la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el
responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER A LOS DERECHOS.
Cualquier persona que desee realizar una consulta o realizar una solicitud, queja o reclamo, puede hacerlo siguiendo los pasos que se le indican a continuación, se le recuerda a nuestros clientes, proveedores, contratistas, y a nuestro personal que no existe ningún cobro por realizar estas consultas, es totalmente GRATIS, sin embargo, si desea realizar varias peticiones, consultas o cualquier otro tipo de procedimiento en un término inferior a un mes, la expedición de las copias y del envío serán cobrados.
Para iniciar el proceso se debe enviar un correo a fajasViveFit@gmail.com donde el área administrativa
atenderá la solicitud, para realizar esta consulta se debe aportar lo siguiente:
- Copia de la cédula de ciudadanía, si quien está realizando el requerimiento es el titular.
- Si la persona dueña de los datos ha muerto, se debe aportar prueba del vínculo familiar que se tenía
con el titular.
- Si lo que se va solicitar es en nombre de otra persona, se debe aportar el respectivo poder.
Dentro del correo en asunto, se debe indicar el procedimiento que se desea realizar; existen dos tipos de procedimientos:
- Consultas.
- Peticiones, quejas o reclamos.
Si es una consulta con respecto a los datos personales el correo debe contener por lo menos los siguientes elementos:
- La Fecha.
- Nombre completo del titular de los datos personales.
- Dirección física o electrónica a la cual se pueda enviar la respuesta.
- Quien solicita la información. (cedula).
- Información que se desea conocer.
Una vez se recibe el correo, se informará al solicitante que la petición ha sido recibida de forma exitosa, y la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que fue recibida. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se comunicará al titular, a través de un correo electrónico expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si lo que se desea hacer es una petición de corrección, actualización o supresión, se debe aportar en el
correo lo siguiente:
- El reclamo va dirigido al área administrativa en el correo antes señalado y se debe informar por
lo menos lo siguiente:
- Identidad o informar si se actúa en nombre de otra persona,
- Detallar los motivos que dan lugar a la petición,
- la dirección física o electrónica donde se enviará la respuesta, y
- anexar los documentos que se quieran hacer valer.
- Si el reclamo está incompleto, se informará al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del correo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido del reclamo.
- Si la solicitud o reclamo no tiene que ver con las Bases de Datos, se remitirá la petición al encargado
en dos (2) días hábiles y se informará el proceso a seguir.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una nota que dice «reclamo en
trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- VIGENCIA.
Las políticas acá presentadas a los titulares entran en vigencia el día 1 de enero del año 2024, cualquier
modificación a las mismas será informada a los titulares de inmediato por medio de correo electrónico o
vía whatsapp que se encuentre registrado en nuestra base de datos de clientes ViveFit
El presente documento se encuentra exhibido en la sedes principal ubicada en la Calle 13 # 23D – 31 Bis
Santiago de Cali – Valle del cauca, en nuestras redes sociales y página web y podrán ser consultados en los correos electrónicos que para tal fin se han dispuesto.
Si no solucionamos la petición, el titular podrá elevar una consulta o reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero teniendo en cuenta que de forma previa se deben agotar los trámites descritos en la presente política de tratamiento de datos personales.
FALTA
Destinatarios: clientes con código de distribuidor que se encuentre en la base de datos de fajas ViveFit.
Terminología, principios, finalidades de los tratamientos de los datos, lo referente a la transferencia y transmisión de datos, autorización de los titulares y casos en los cuales no es necesaria la autorización, datos obtenidos de forma pasiva, de ser necesario (capturas de imágenes y videovigilancia)